POLITYKA PRYWATNOŚCI i COOKIES

⦁ O nas

Jako odpowiedzialna organizacja, która ma świadomość, że informacja ma określoną wartość

i stanowi zasób wymagający właściwej ochrony, zależy nam na należytym informowaniu Cię o

sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, szczególnie wobec treści nowych

przepisów

o ochronie danych osobowych, w tym rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)

2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z

przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz

uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”). Z tego względu, w niniejszym dokumencie

przedstawiamy kluczowe informacje

o podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, sposobach ich zbierania

i wykorzystywania, a także o prawach podmiotów, których dane dotyczą.

Informujemy, że Administratorem danych osobowych jest SPEEDY DOWOZY spółka z

ograniczoną odpowiedzialnością ul. Os. Ogrody nr 3 lok. 49, 27-400 Ostrowiec Świętokrzyski,

NIP: 6612380959 REGON: 387792969 KRS: 0000875939. Dane osobowe są pozyskiwane i

przetwarzane w sposób i na zasadach określonych w niniejszej Polityce.

⦁ Postanowienia ogólne

Przywiązujemy szczególną wagę do ochrony prywatności naszych klientów, kontrahentów,

partnerów, podwykonawców, pracowników i współpracowników. Jednym z jej kluczowych

aspektów jest ochrona praw i wolności osób fizycznych w związku przetwarzaniem ich danych

osobowych.

Dbamy, by przetwarzanie Twoich danych odbywało się zgodne z przepisami Rozporządzenia

Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie

ochrony osób fizycznych

w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich

danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej „RODO”).

SPEEDY DOWOZY spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest administratorem danych

osobowych

w rozumieniu art. 4 pkt. 7 RODO, korzystamy też z usług podmiotów przetwarzających,

o których mowa w art. 4 pkt. 8 RODO – przetwarzają one dane osobowe w imieniu

administratora

(są to np. firmy informatyczne, dostawcy oprogramowania, ochrona).

Wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień

bezpieczeństwa odpowiadający ewentualnemu ryzyku naruszenia praw lub wolności osób

fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia. Nasze działania w

zakresie ochrony danych osobowych oparte są na przyjętych politykach i procedurach oraz

regularnych szkoleniach podnoszących wiedzę i kompetencje naszych pracowników i

współpracowników.

III. Do czego wykorzystujemy Twoje dane osobowe

Jako pracodawca, przetwarzamy dane pracowników oraz osób, które współpracują z nami na

innej podstawie niż stosunek pracy. Dane kontaktowe pozyskiwane od kontrahentów służą

zawieraniu

i sprawnej realizacji umów. Dane naszych klientów wykorzystujemy w celu realizacji umowy,

obsługi zamówień oraz świadczenia naszych usług. Prowadzimy także działalność

marketingową i w jej ramach staramy się dotrzeć do jak najszerszego grona

zainteresowanych, by zapewnić im aktualne informacje

o naszych produktach i usługach. Podmiotom trzecim udostępniamy Twoje dane za Twoją

zgodą lub gdy jesteśmy do tego zobowiązani na podstawie przepisów prawa.

IV. Na jakich zasadach i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane

Dokładamy staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w

szczególności zapewniamy, aby dane te były:

⦁ przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której

dane dotyczą,

⦁ zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i

nieprzetwarzane dalej

w sposób niezgodny z tymi celami,

⦁ adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne dla realizacji celów, w

których są przetwarzane,

⦁ prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane. Podejmujemy działania, aby dane

osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały

niezwłocznie usunięte lub sprostowane,

⦁ przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą,

przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania,

⦁ przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych

osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem

przetwarzaniem oraz przypadkową utratą lub zniszczeniem.

Twoje dane przetwarzamy zwykle na podstawie zgody, która może zostać wycofana w

każdym momencie. Innym przypadkiem jest sytuacja, w której przetwarzanie Twoich danych

jest niezbędne do wykonania umowy, której jesteś stroną lub do podjęcia działań na Twoje

żądanie, jeszcze przed zawarciem umowy.

W niektórych sytuacjach przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego

ciążącego na nas jako administratorze. Takie obowiązki wynikają np. z przepisów prawa pracy,

czy ustawy

o rachunkowości.

Przetwarzanie może być także niezbędne do celów wynikających z naszych prawnie

uzasadnionych interesów, czego przykładem jest dochodzenie roszczeń z prowadzonej przez

nas działalności gospodarczej.

V. Jakie prawa Ci przysługują

Podejmujemy odpowiednie środki, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej

formie udzielić Ci wszelkich stosownych informacji oraz prowadzić z Tobą wszelką

komunikację w sprawie przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją

przysługującego Ci prawa do:

⦁ informacji udzielanych przy pozyskiwaniu danych osobowych,

⦁ informacji udzielanych na wniosek - o tym, czy dane są przetwarzane, oraz innych

kwestiach określonych w art. 15 RODO, w tym prawa do kopii danych,

⦁ sprostowania danych,

⦁ bycia zapomnianym,

⦁ ograniczenia przetwarzania,

⦁ przenoszenia danych,

⦁ sprzeciwu,

⦁ niepodlegania decyzji opierającej się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu

(w tym profilowaniu),

⦁ informacji o naruszeniu ochrony danych.

Ponadto, jeżeli Twoje dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody, przysługuje Ci

prawo do jej wycofania. Zgoda może być wycofana w każdej chwili, co nie wpływa na

legalność przetwarzania dokonywanego przed jej wycofaniem.

W celu kontaktu odnośnie realizacji danego prawa prosimy o kontakt poprzez adres email:

speedy.dowozy@gmail.com

Bezpieczeństwo Twoich danych jest dla nas priorytetem, jeśli jednak uznasz, że przetwarzając

Twoje dane osobowe naruszamy przepisy RODO, masz prawo wniesienia skargi do Prezesa

Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

VI. Jak będziemy się z Tobą kontaktować

Informacji udzielamy na piśmie lub w inny sposób, w tym – w stosownych przypadkach –

elektronicznie. Jeżeli tego zażądasz, informacji możemy udzielić ustnie, o ile innymi

sposobami potwierdzimy Twoją tożsamość. Jeśli przekażesz swoje żądanie elektronicznie, w

miarę możliwości informacje także zostaną przekazane elektronicznie, chyba że wskażesz nam

inną preferowaną formę komunikacji.

VII. W jakim terminie spełnimy Twoje żądanie

Informacji staramy się udzielać niezwłocznie – z zasady w terminie miesiąca od otrzymania

żądania.

W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na

skomplikowany charakter żądania. Jednak w każdym przypadku, w terminie miesiąca od

otrzymania żądania poinformujemy Cię o podjętych działaniach i (w stosownych

przypadkach) o przedłużeniu terminu,

z podaniem przyczyny takiego opóźnienia.

VIII. Podwykonawcy/podmioty przetwarzające

Możemy przekazywać Twoje dane osobowe firmom lub innym, godnym zaufania, partnerom

biznesowym, którzy świadczą usługi w naszym imieniu. Jeżeli współpracujemy z podmiotami,

które

w naszym imieniu przetwarzają dane osobowe, korzystamy wyłącznie z usług takich

podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia

odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie danych spełniało

wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. Szczegółowo sprawdzamy

podmioty, którym powierzamy przetwarzanie Twoich danych. Zawieramy z nimi szczegółowe

umowy, a także dokonujemy okresowych kontroli zgodności operacji przetwarzania z treścią

takie umowy i przepisami prawa.

Twoje dane osobowe możemy również przekazywać:

⦁ podmiotom i organom upoważnionym do przetwarzania danych osobowych na

podstawie przepisów prawa,

⦁ bankom w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń,

⦁ instytucjom udzielającym dofinansowania na cel wykonania umowy zawartej

z Administratorem,

⦁ podmiotom współpracującym w ramach kampanii marketingowych,

⦁ podmiotom zapewniającym dostawę oprogramowania,

⦁ podmiotom zapewniającym obsługę IT,

⦁ firmie świadczącej usługi rachunkowe,

⦁ podmiotom współpracującym w zakresie realizacji umowy z klientem,

⦁ dostawcom programów księgowych i do fakturowania,

⦁ kancelariom prawnym.

IX. Jak dbamy o przetwarzanie Twoich danych

Aby sprostać wymogom prawa, opracowaliśmy szczegółowe procedury obejmujące takie

zagadnienia jak m.in.:

⦁ ochrona danych w fazie projektowani i domyślna ochrona danych,

⦁ ocena skutków dla ochrony danych,

⦁ notyfikacja naruszeń,

⦁ prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych,

⦁ retencja danych,

⦁ realizacja praw osób, których dane dotyczą.

Regularnie sprawdzamy i aktualizujemy naszą dokumentację, by móc wykazać spełnienie

wymagań prawa zgodnie ze sformułowaną w RODO zasadą rozliczalności, ale też w trosce o

interesy osób, których dane dotyczą staramy się inkorporować do niej najlepsze praktyki

rynkowe.

X. Retencja danych

Dane osobowe przechowujemy w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane

dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są

przetwarzane. Po upływie takiego okresu dane anonimizujemy (pozbawiamy cech

umożliwiających zidentyfikowanie danej osoby) albo usuwamy. W procedurze retencji

zapewniamy ograniczenie okresu przechowywania danych osobowych do ścisłego minimum.

Okres przetwarzania danych określamy w pierwszej kolejności na podstawie przepisów prawa

(np. czas przechowywania dokumentacji pracowniczej, dokumentów rachunkowych), a także

usprawiedliwionego interesu administratora (np. działalność marketingowa). Polityka retencji

obejmuje zarówno dane przetwarzane w postaci papierowej, jak i elektronicznej.

Okres przechowywania danych osobowych, uzależniony jest przede wszystkim od celu, dla

którego dane są zbierane, zgodnie z poniższymi kryteriami:

⦁ okres realizacji umowy o współpracę/zlecenia - w przypadku przetwarzania danych w

celu zawarcia oraz realizacji umowy o współpracę,

⦁ okres niezbędny do rozpatrzenia złożonej reklamacji – w przypadku przetwarzania

danych

w celu obsługi procesu składanych reklamacji,

⦁ do momentu rozstrzygnięcia sporu / rozliczenia stron, z uwzględnieniem właściwych

terminów przedawnienia roszczeń - w przypadku przetwarzania danych w celu

dochodzenia roszczeń

i podejmowania działań o charakterze windykacyjnym,

⦁ do momentu wniesienia sprzeciwu - w przypadku przetwarzania danych w celu

badania poziomu satysfakcji wśród Klientów administratora oraz marketingu

bezpośredniego (wysyłania informacji handlowych).

XI. Upoważnienia

Zapewniamy, by każda osoba działająca z naszego upoważnienia i mająca dostęp do Twoich

danych osobowych przetwarzała je wyłącznie na nasze polecenie, chyba że inne wymagania

wynikają z prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego

XII. Pliki cookies

⦁ Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki

tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i

przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj

zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na

urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.

⦁ Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki

cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest właściciel serwisu

⦁ Mechanizm cookies nie jest wykorzystywany do pozyskiwania jakichkolwiek

informacji

o użytkownikach serwisu ani śledzenia ich nawigacji. Pliki Cookies stosowane w

serwisie nie przechowuje żadnych danych osobowych ani innych informacji

zebranych od użytkowników

i służą do celów statystycznych.

⦁ Domyślnie oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych

(przeglądarka) zezwala na obsługę plików cookies na urządzeniu Użytkownika na

którym jest uruchomiona.

W większości przypadków oprogramowanie w tym zakresie można skonfigurować

samodzielnie w tym między innymi wymusić automatyczne blokownie plików cookies.

Kwestie związane

z konfiguracją sposobu obsługi plików cookies znajdują się w ustawieniach

oprogramowania (przeglądarki internetowe). Należy mieć na uwadze, że ustawienia

ograniczeń w stosunku do obsługi plików cookies mogą mieć wpływ na działanie

niektórych funkcjonalności serwisu.

⦁ Pliki cookies wykorzystywane są w celu:

⦁ dostosowania zawartości stron internetowych Serwisu do preferencji

Użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych; w

szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie Użytkownika Serwisu i

odpowiednio wyświetlić stronę internetową, dostosowaną do jego

indywidualnych potrzeb,

⦁ tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy

Serwisu korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury

i zawartości,

⦁ utrzymania sesji Użytkownika Serwisu (po zalogowaniu), dzięki której Użytkownik

nie musi na każdej podstronie Serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła,

⦁ W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne”

(session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami

tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do

czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia

oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są

w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony

w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.

⦁ W ramach Serwisu stosowane są następujące rodzaje plików cookies:

⦁ „niezbędne” pliki cookies, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w

ramach Serwisu, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług

wymagających uwierzytelniania w ramach Serwisu,

⦁ pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do

wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach Serwisu;

◦„wydajnościowe” pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie

korzystania ze stron internetowych Serwisu,

⦁ „funkcjonalne” pliki cookies, umożliwiające „zapamiętanie” wybranych przez

Użytkownika ustawień i personalizację interfejsu Użytkownika, np. w zakresie

wybranego języka lub regionu, z którego pochodzi Użytkownik, rozmiaru czcionki,

wyglądu strony internetowej itp.

⦁ Właściciel serwisu informuje, że serwis zawiera odnośniki do innych stron WWW.

Właściciel serwisu zaleca zapoznanie się politykami prywatności tam obowiązującymi,

gdyż nie ponosi

za nie odpowiedzialności.

⦁ Opis środków technicznych i organizacyjnych zabezpieczających zawarty jest Polityce

Bezpieczeństwa (ochrony danych osobowych) właściciela serwisu. W szczególności

stosowane są następujące zabezpieczenia:

⦁ Dane pobierane od użytkowników podczas procesu rejestracji są zabezpieczone

protokołem SSL oraz poprzez mechanizm uwierzytelniania dostępu do serwisu